ทำไมต้องเรียน MIS

MIS

        HERBERT SIMON (1960) เน้นความสำคัญของ Decision Making เขากล่าวว่า “นักบริหารคือนักตัดสินใจ” การบริหารขอเพียงอย่างตัดสินใจผิดพลาดก็เพียงพอแล้ว การตัดสินใจเป็นเรื่องที่สำคัญ เพราะสถานการณ์แวดล้อมปัจจุบันมีความเสี่ยงสูง

        การตัดสินใจที่มีประสิทธิภาพ ประสิทธิผล ต้องอาศัยข้อมูลที่มีคุณค่าที่เรียกว่า Intelligence ในช่วงที่ Simon เสนอแนวคิด Bounded Rationality Model เทคโนโลยีคอมพิวเตอร์ยังไม่พัฒนาทำให้ Comprehensive decision making ยังไม่มีโอกาสทำได้อย่างมีประสิทธิผล ตามที่ Simon เสนอ ในปัจจุบันเทคโนโลยีคอมพิวเตอร์สามารถช่วยจัดการประมวลผลข้อมูลต่าง ๆ ที่มีจำนวนมาก ๆ (High Rich Information) เพื่อให้ได้ Intelligence มาใช้ในการตัดสินใจ

        ปัญหาหนึ่งที่อาจพบได้คือ ข้อมูลไม่มากพอ ส่งผลให้ระบบการตัดสินใจผิดพลาดใช้ Subjective มากไปในการตัดสินใจ เกิดผลเสียหายต่อองค์การ เช่นเดียวกัน บางครั้งก็พบว่า เวลาวางแผนเราใช้ข้อมูลมากมายประกอบการวางแผน แต่เวลาทำจริงผู้บริหารใช้ดุลยพินิจ ไม่ใช้ข้อมูลในการตัดสินใจอาจเรียกได้ว่าเป็นปัญหา การเข้าถึงข้อมูลสารสนเทศ แบบหนึ่งได้

        MIS เป็นระบบที่เราวางลงไปเพื่อพยายามจัดโครงสร้างการสร้างข้อมูลสารสนเทศไปใช้ในการบริหารจัดการ การศึกษา MIS อาจมีแนวทางหลายแนวขึ้นกับการ approach ว่าจะมองไปทางไหน ถ้าพิจารณาในแง่ที่ว่ามีคน 2 กลุ่มที่เกี่ยวข้องคือ 1) ด้าน user (ผู้ใช้ระบบ) ซึ่งหมายถึงสมาชิกในองค์การทั้งหมดที่จะเอาข้อมูลข่าวสารไปใช้ในการปฏิบัติงานไปใช้ตัดสินใจกับ 2) ด้าน doer (ผู้ทำระบบ) ซึ่งหมายถึง ผู้จัดวางระบบ IS เพื่อให้ได้สารสนเทศไปให้ผู้อื่นใช้

             * ด้าน user ต้องบอกความต้องการ ความคาดหวังจากระบบแก่ doer โดยที่ user จำเป็นจะต้องมีความรู้ความเข้าใจบางส่วนเกี่ยวกับ IS และต้องร่วมมือกับ doer

             * ในด้าน doer ก็ต้องสร้างระบบที่ตอบสนองความต้องการของ user หรือขององค์การไม่ใช่ตอบสนองตามความต้องการของตนเอง ผลลัพธ์ที่ได้จะทำให้เราได้ระบบ IS ที่มีประสิทธิภาพเหมาะสมกับองค์การนั่นเอง

        GAP หรือปัญหาที่สำคัญคือ GAP ระหว่าง user กับ doer ที่ไม่ประสานร่วมมือกัน และ doer จะทำแค่ System Analysis ไม่เพียงพอ จะต้องทำ Organizational Analysis ด้วย ในช่วงแรกระบบ IS ที่ติดตั้งในองค์การอาจยังไม่สมบูรณ์ อย่างไรก็ตามก็ต้องมีการ Continuous Improvement พัฒนาไปอย่างต่อเนื่อง

        หลักการแนวใหม่ของระบบ IS คือ ไม่เน้น Complexity แต่สนใจ Simplicity ที่สะดวกง่ายต่อการใช้งาน

        ทำไมเราจำเป็นต้องมี MIS  จะเห็นได้ว่า MIS จำเป็นสำหรับการจัดการสมัยใหม่

        1)   เพื่อให้เกิด Improvement ใน 3 ด้าน (เป้าหมาย MIS 3 ด้าน)

             1.1)   Performance เพื่อพัฒนาปรับปรุงผลการปฏิบัติงาน (operation) ในกระบวนการต่าง ๆ นำไปสู่การเปลี่ยนกระบวนการทำงานที่ใช้เทคโนโลยีมากขึ้น เช่น ATM มาแทนพนักงานธนกรในธนาคาร

             1.2)   Management เพื่อพัฒนาระบบการวางแผน ตัดสินใจ ควบคุม เป็นต้น

             1.3)   Environment เพื่อควบคุมและจัดการกับสิ่งแวดล้อมขององค์การได้ดีขึ้น องค์การสมัยใหม่เป็นระบบเปิด Ext. factor มีความสำคัญกว่า Int. factor เช่น ลูกค้า, คู่แข่ง, supplier เป็นต้น สิ่งแวดล้อมปัจจุบันมีการแข่งขันสูง ทำให้องค์การจะต้องดึงทรัพยากรในด้านต่าง ๆ (เช่น ข้อมูลข่าวสาร) จากสิ่งแวดล้อมให้ได้มากที่สุด องค์การจึงจะประสบความสำเร็จ MIS มาช่วยตรงนี้

        2)   Parker and Case กล่าวถึง The 7 Demand for MIS หมายถึง direct benefit ที่องค์การต้องการได้รับจาก MIS 7 ประการ

             1. Operational Efficiency ประสิทธิภาพการปฏิบัติที่ดีขึ้น

             2. Functional Effectiveness บรรลุภารกิจต่าง ๆ ภารกิจหน้าที่แต่ละด้านขององค์การบรรลุเป้าหมาย วัตถุประสงค์ ได้รวดเร็วขึ้น

             3. Better Services การบริการดีขึ้นเช่น ร้านอาหาร fastfood รับ order ผ่านระบบ IT คือ ห้องครัวจัดระบบแบ่งกลุ่มการผลิต

             4. Product Creation and Improvement เช่น คอมพิวเตอร์ จะเข้าไปตัวลูกค้า บันทึกข้อมูลการซื้อขายของลูกค้า

             5. Altering The Basis of Competition (พื้นฐานการแข่งขันได้รับการพลิกแพลงสารสนเทศ ทำให้การเลือกในการแข่งขันมากขึ้น ศักยภาพการแข่งขันดีขึ้น)

             6. Identifying & Exploiting Business Opportunities สามารถหาช่องทางโอกาสทางธุรกิจได้ดีขึ้น, โอกาสที่จะเสียไปเราสามารถแก้ไขกู้คืนกลับมาได้

             7. Client Look In/Competitor Lock Out

                     * รักษาลูกค้าให้อยู่กับเรา เพราะความพอใจมากขึ้น

                     * ขจัดคู่แข่งออกไป เพราะศักยภาพในการแข่งขันของเรามากขึ้น

        ความหมายของ MIS

        I     Walter J.Kennervan (1991)

             “เป็นพิธีการจัดระบบสารสนเทศสำหรับการจัดการ โดยครอบคลุมข้อมูลสารสนเทศตั้งแต่ใน อดีต/ปัจจุบัน/อนาคต ทั้งจากภายในของภายนอกองค์การ เพื่อให้บริการสารสนเทศแก่บุคคลต่าง ๆ ที่เกี่ยวข้องกับองค์การ”

             * จะเห็นว่า MIS ถูกสร้างขึ้นมาเพื่อการบริหารจัดการโดยเฉพาะ ดังนั้นจะติดตั้งระบบ MIS จะต้องศึกษาระบบการบริหารจัดการในองค์การก่อนสร้าง MIS

             * จะเห็นว่าหัวใจสำคัญคือ Information ไม่ใช่ Computer ซึ่งตัว Information นี้จะต้องได้รับการรวบรวม วิเคราะห์ตั้งแต่ในอดีตมาเพื่อใช้ในปัจจุบัน และบางส่วนก็เป็น Information ที่แสดงภาพการพยากรณ์อนาคตว่าจะเป็นอย่างไรด้วย

             * ข้อมูลจากภายนอกได้จาก ลูกค้า คู่แข่ง เศรษฐกิจสังคมง

             * ข้อมูลทั้งจากภายใน ภายนอก สำคัญมาก เพราะเป็นเรื่องของการแข่งขัน

 

        II    Parker & Case

             “เป็นระบบที่จัดหาทั้งข้อมูล และสารสนเทศให้แก่สมาชิกในองค์การ โดยข้อมูล และสารสนเทศดังกล่าวเกี่ยวกับการทำงานขององค์การ

             ระบบสารสนเทศมุ่งสนองกิจกรรมของสมาชิกทั้งหมดที่เกี่ยวข้องกับองค์การ ไม่ว่าลูกจ้าง เจ้าของ ผู้บริโภค และอื่น ๆ”

             TPS จึงเป็นกระบวนการขนาดใหญ่ที่เชื่อมโยงลูกค้า องค์การ โรงงาน ผู้สนับสนุน และสิ่งแวดล้อมต่าง ๆ ไว้ด้วยกัน ด้วยกิจกรรมจำนวนมากที่สลับซับซ้อน

             ในทัศนะของ Parker & Case เขามองว่า MIS ประกอบด้วยระบบย่อยที่สำคัญดังนี้

                     1)   Transaction Processing System (TPS)

                          * 1 Transaction เท่ากับ 1 วัตถุประสงค์ในการทำงาน

                          * TPS เป็นระบบประมวลผลข้อมูลที่เกิดจากการทำงานประจำในแต่ละวัน ถ้าเปรียบเทียบกับการทำงานโดย Manual TPS เปรียบเหมือนกับการทำงานของพนักงานธนากร

                          * เป็นการนำข้อมูลดิบใส่เข้าไปในเรื่องคอมพิวเตอร์+คำสั่ง จะได้ผลลัพธ์ตามต้องการ เช่น ตัวเลขความสูงของนักเรียนทุกคน+คำสั่งหาค่าเฉลี่ย จะได้ค่าเฉลี่ยความสูง

                     2)   Management Reporting System (MRS)

                          * นักบริหารสามารถเรียกมาดูข้อมูลดังกล่าวได้ตลอดเวลา

                          * อาจารย์ยกตัวอย่าง การบันทึกรายการการตรวจรักษาวินิจฉัย ในคอมพิวเตอร์ที่แพทย์เรียกออกมาจากประวัติในการรักษาที่ผ่านมาได้

                     3)   Decision Supporting System (DSS)

                          * สร้างขึ้นมาเพื่อสนับสนุนการตัดสินใจ เสนอทางเลือกเพื่อลดความไม่แน่นอน

                     4)   Office Information System (OIS)

                          * เพื่อให้การสื่อสาร การทำงานในสำนักงานดีขึ้น เช่น การจัดเก็บเอกสารให้เป็นระบบ Office Automation (OA) ก็ถือเป็นส่วนหนึ่งของ OIS

             หัวข้อนี้ให้อ่านในส่วนของ อ.พิชิต จะเข้าใจ

        III   Davis & Olson (1995)

             “เป็นระบบบูรณาการระหว่างผู้ใช้ และเครื่องจักร เพื่อจัดหาสารสนเทศไว้สำหรับบริการผู้ปฏิบัติ และผู้จัดการ ให้สามารถตอบสนองต่อภาระหน้าที่ในการตัดสินใจขององค์การ ระบบดังกล่าวอาศัยอุปกรณ์และเครื่องมือต่าง ๆ เช่น คอมพิวเตอร์ มือ ตัวแบบสำหรับการวิเคราะห์ รวมทั้งต้องอาศัยระบบฐานข้อมูลที่ดีด้วย”

             * แสดงว่าไม่ได้ทิ้ง Manual ไปเลย

             * Data Base คือหัวใจที่สำคัญที่สุดของถนน

             Provide = ผลิต, จัดหา, แจกจ่าย

 

        Database จะได้จากเนื้อหาของการบริหารจัดการทั้งหมด หมายถึงระบบงาน, กระบวนการทำงาน, ทรัพยากรมนุษย์ ฯลฯ

MIS Process in Organization

 

             อาจารย์ให้ความสำคัญมากที่สุดที่ Organization Information Requirement

        โครงสร้างของระบบ MIS (Structure of MIS)

        องค์ประกอบพื้นฐานมี 3 องค์ประกอบ

             1) Organizational & Management Component (OM)

             2) Information Component

             3) Information Technology Component (IT)

             * จากภาพข้างล่างจะเห็นว่า ปัจจัยลักษณะขององค์การและการบริหารภายในองค์การจะเป็นตัวกำหนดความต้องการสารสนเทศว่าควรมีอะไรบ้าง แบบไหน ฯลฯ นั่นคือกำหนด Information demand

             * ลักษณะของ Information จะไปกำหนดลักษณะของตัวเทคโนโลยีว่าต้องการเทคโนโลยีใดมาช่วยบ้าง อย่างไร คือ ตัว IT จะตอบสนองสารสนเทศกลับไปตามความต้องการขององค์การ และระบบบริหารขององค์การว่าต้องการสารสนเทศอะไรบ้างในที่สุด

The Three Basic Components of MIS

 

             จากภาพแสดงว่าองค์ประกอบพื้นฐาน 3 องค์ประกอบมีผลต่อกัน

        ดังนั้นการทำความเข้าใจโครงสร้างในรายละเอียดจะต้องไปศึกษาลักษณะละเอียดในแต่ละองค์ประกอบว่าสามารถแยกแยะรูปแบบลักษณะอย่างไรได้บ้าง และแต่ละรูปแบบมีผลต่อกันอย่างไร

        เพื่อให้ทราบว่าแต่ละองค์การต่างกันเช่น ผู้บริหารมีรสนิยมความต้องการต่างกัน ซึ่งจะพูดในมิติต่าง ๆ ของ Q&M จะได้ทราบว่ามิติส่วนไหนของ Information Component ที่จะไปตอบสนองมิติส่วนไหนขององค์การ

        ระดับ Operation/Performance (ระดับการปฏิบัติ) ก็ต้องการสารสนเทศเกี่ยวกับ

             * การประมวลรายการสารสนเทศเพื่อสนับสนุนการปฏิบัติในแง่มุมต่าง ๆ

             * การสืบค้นหาข้อมูล/ความรู้เกี่ยวกับการปฏิบัติงาน

        Organization and Management Component

        สามารถวิเคราะห์แยกแยะได้ 5 แนวทาง

             1) Classified by Hierarchy (or level) of Management Activities

             2) Classified by Management Process

             3) Classified by Management Techniques

             4) Classified by The System of Management

             5) Classified by Organization Functions or Department

            

             1) พิจารณา Hierarchy (or level) of Management Activities

Classified by Hierarchy (or Level)

Of Management Activities

 

                     แนวทางนี้มององค์การเป็น 2 ส่วน คือส่วน Management กับส่วน Operation หรือ Performance และในส่วนของ Management ยังเแบ่งเป็น

                          * Top Management ผู้บริหารสูงสุด ทำหน้าที่ Strategic Management กล่าวคือ กำหนด Vision Mission และกลยุทธ์ หน้าที่ดังกล่าวต้องการทราบข้อมูลเช่น จุดแข็ง จุดอ่อนขององค์การของคู่แข่งภายนอก โอกาสและภาวะคุกคาม เป็นต้น

                          * Middle Management ผู้บริหารระดับกล่าวทำหน้าที่ Tactical Management กล่าวคือนำกลยุทธ์จากระดับบนมาจัดทำรายละเอียดเพิ่มขึ้น เอาเป้าหมายจากระดับบนมากำหนด แผนงานที่ดีที่สุด (Tactic) ถือเป็นระดับ Program Management

                          * Bottom/Front Line Management ผู้บริหารระดับต้นทำหน้าที่ Operation Management กล่าวคือรับเอา Tactical Plan จากระดับกลางมาแตกย่อยเป็นโครงการ และดูว่าพนักงานแต่ละคนจะต้องทำอะไร ที่ไหน เมื่อไหร่ ถือเป็นระดับ Project Management และทำหน้าที่ Supervise ระดับปฏิบัติอีกด้วย เพราะฉะนั้นระดับนี้อาจต้องการข้อมูลรายละเอียดเกี่ยวกับพนักงานมากขึ้น

                     เพราะฉะนั้นจะเห็นว่า ในแต่ละระดับจะต้องการ MIS ที่แตกต่างกัน

                     CSF = Critical Success Factor

                     KPI = Key Performance Indicator

             2) พิจารณาตาม Management Process

 

                     กระบวนการบริหารจัดการประกอบด้วย

                          * Planning (การวางแผน) ต้องการข้อมูลสถานการณ์ปัจจุบัน อนาคต จุดแข็งจุดอ่อน

                          * Organizing (การจัดองค์การ) ต้องการสารสนเทศเกี่ยวกับการจัดระบบงาน

                          * Leading (การนำองค์การ) จะต้องการข้อมูล เช่น พนักงานคนไหนมีพฤติกรรมอย่างไร ต้องการอะไร จะได้จูงใจได้เหมาะสม

                          * Controlling จะต้องการข้อมูลเกี่ยวกับผลการดำเนินงาน และเป้าหมายการดำเนินงาน

             3) พิจารณาตาม Management Techniques ที่จะนำมาใช้ในการบริหารองค์การ เช่น

                     * Management by Objectives ที่เน้นเป้าหมาย ผลงาน การมีส่วนร่วม

                     * Organization Development มุ่งเน้นเสริมสร้างพฤติกรรมคนให้สอดคล้องกับแนวทางขององค์การ คือ ต้องการข้อมูลเกี่ยวกับพฤติกรรมศาสตร์ของบุคคล

                     * Quality Management ต้องการ improve ทุกอย่างทั้งระบบให้สมบูรณ์แบบ คือ ต้องการข้อมูลที่บ่งบอกถึงคุณภาพของระบบงานทั้งหมดในองค์การ

                     * BSC, CSF, KPI

                     * ฯลฯ

             4) พิจารณาตาม The System of Management คือ CIPP Model

                     Contexts   /     Environment  

                     Inputs      /     Conditions

                     Process    /     Performance

                     Outputs    /     Products

                     Outcomes /     Impacts

                     * อาจารย์จะพูดรายละเอียดในภายหลัง

             5) พิจารณาตาม Organization Functions or Department

Classified by Organization functions or Department

		Departmentation By BU.		Departmentation By Functions

 

                     จากกลยุทธ์ขององค์การนำไปจัดโครงสร้างขององค์การได้ 2 แบบ

                     5.1) แบ่งหน่วยงานตามภาระหน้าที่ที่รับผิดชอบ (Functions) เช่น

                          * ฝ่ายผลิต

                          * ฝ่ายการตลาด

                          * ฝ่ายอำนวยการ สนับสนุน

                     5.2) แบ่งหน่วยงานเป็นหน่วยธุรกิจ (Business Unit) ทศท. จัดแบบ BU ในปัจจุบัน แต่มีปัญหาเพราะวัฒนธรรมมองหน่วยย่อยทุกหน่วยเป็น BU หมด โดยจาก BU จะมีความอิสระในการวางแผนอิสระในการดำเนินงาน สามารถบริหารจัดการเบ็ดเสร็จในตัวเอง

                          สารสนเทศจะมี serve ให้กับแต่ละ department แตกต่างกันออกไป

                     โดยสรุป จะเห็นว่าเราสามารถวิเคราะห์ลักษระองค์การได้ในหลายแนวทาง แต่ละแนวทางจะมีประเด็นย่อย ๆ ในรายละเอียดที่ประกอบขึ้นเป็นองค์การ หรือกระบวนการบริหารแต่ละประเด็นย่อยเหล่านี้จะมีผลต่อความต้องการสารสนเทศที่แตกต่างกันไป

                     ดังนั้นเราจำเป็นจะต้องวิเคราะห์องค์การให้ได้เสียก่อนที่จะไปกำหนด Information Component และ Information technology

                     นั่นคือระบบ MIS ในแต่ละองค์การจะต้องถูกสร้างขึ้นให้สอดคล้องกับองค์การนั้น ๆ เท่านั้น

        Information Component

             ต้องดูระบบ MIS ให้ครบทั้งวงจร ถ้าไม่ใส่ใจในทุกขั้นตอน คือ MIS fail

q       Information cycle in MIS (วงจรสารสนเทศในระบบ MIS)

 

             ประกอบด้วย 4 ระpt

                     1) วิเคราะห์ Work System

                          * เช่น มี Strategy, Tactics ในการบริหารอย่างไร, แนวทางการปฏิบัติงานเป็นอย่างไร

                          * รูปแบบการบริหารในเชิง POLC เป็นอย่างไร

                          * มีการจัดโครงสร้างอย่างไร แบ่งหน้าที่แบ่งเป็นหน่วยงานอย่างไร

                     2) กำหนด Information Demand & Requirement

                          * จากการวิเคราะห์ระบบงานในระยะที่ 1 จะทำให้ทราบว่าองค์การต้องการสารสนเทศอะไรบ้าง โดยภาพรวมองค์การจะกำหนดประเด็นที่ใช้ประเมินองค์การออกมาในลักษณะว่ามีปัจจัยบ่งบอกความสำเร็จที่สำคัญ (Critical Success Factor : CSF) อะไรแต่ละ CSF มี KPI กี่ตัว และแต่ละ KPI ต้องการ Data อะไรบ้าง เป็นต้น

                          * Data ที่ต้องการจะต้องพิจารราด้วยว่า ต้องการข้อมูลอะไร (What), ทำไมถึงต้องการข้อมูลดังกล่าว (Why), จะได้ข้อมูลมาจากไหน (Where), ในช่วงเวลาไหน (When), จากใคร และใครต้องการ (Who) คือ 5 W’S

                     3) พัฒนาระบบสารสนเทศ (Information System Development)

                          * พิจารณาว่าจะใช้ระบบเดิม (Traditional) หรือใช้เทคโนโลยีคอมพิวเตอร์มาช่วยที่เรียกว่า Computer base IS : CBIS

                          * ในตัวระบบสารสนเทศ ประกอบด้วยขั้นตอน รวบรวม             ประมวลผล

สารสนเทศ ซึ่งถ้ามี transaction ซ้ำ ๆ ถ้าสารสนเทศจะกลายเป็น Intelligent

                     4) ส่งมอบสารสนเทศ (Information Supply)

                          * เช่นเดียวกับการส่งมอบ จะคำนึงถึงหลัก 5 W’S ด้วยเช่นกัน ว่าจะส่งมอบข้อมูลใดบ้าง, ทำไม, ที่ไหน, เมื่อไหร่, ให้ใคร และหลังการส่งมอบควรมีขั้นตอนประเมินผลการส่งมอบกับผู้รับด้วยเสมอ

q       Types of Information for MIS มีรูปแบบการแบ่งประเภทของตัวสารสนเทศได้ 4 รูปแบบ

                     1) Classified by Hierarchy of Management

                     2) Classified by Sources of Information

                     3) Classified by Degree of Transaction

                     4) Classified by Purpose of Information

                     1) แบ่งประเภทสารสนเทศโดยใช้ Hierarchy of Management

                          * Top Management จะต้องการสารสนเทศในลักษณะ Aggregated/Holistic/ และ Abstract คือ ต้องการสารสนเทศที่เป็นภาพรวม ค่อนข้างสรุป และมีมิติเชิงนามธรรม อาจจำเป็นต้องนำมาแปลความตามความรู้สึกของผู้ใช้อีก เพราะ ปัญหามองกันคนละมุม

                          * Middle Management จะต้องการสารสนเทศในลักษณะ Segregate/Partial/ Specific คือ ต้องการสารสนเทศที่อาจแบ่งเป็นส่วน ๆ และเฉพาะเจาะจงกับประเด็นมากขึ้น

                          * Bottom Management จะต้องการสารสนเทศในลักษณะ Detailed/ Practicality คือ ต้องการสารสนเทศที่มีรายละเอียดมากขึ้น เป็นรูปธรรม นำไปปฏิบัติได้ในงานประจำ

Scientific M.

Subject

                     2) แบ่งประเภทสารสนเทศโดยใช้ Sources of Information

 

Source of Information	Types of Data & Information
Scientific Source	Scientific/or Empical or Objective Information
Non – Scientific Sources	Non-Scientific/or Normative/ Or Subjective Information

                          2.1) ได้ข้อมูลจากบุคคล (Subject) จึงใช้การสังเกต ความรู้สึกเป็นหลักถึงเป็น Non-Scientific Source แหล่งข้อมูลแบบนี้ คือ มีความคลาดเคลื่อนได้มากกว่า

                          2.2) ได้ข้อมูลจากวัตถุ (Object) ได้จากการวัดเชิงประจักษ์ ถือเป็น Scientific Source ข้อมูลจะมี Reliability สูงกว่า (วัดกี่ครั้งได้เหมือนกัน) คือ มีความหมายถูกต้องแม่นยำมากกว่า

                          Knowledge คือ Information ที่ได้รับการพิสูจน์แล้วว่าเป็นจริงถูกต้อง

                     3) แบ่งประเภทสารสนเทศโดยใช้ Degree of Transaction

 

                          จะเห็นว่าคุณค่าของข้อมูลจะเพิ่มขึ้นตามจำนวนครั้งที่ผ่าน Transaction ยิ่งมากยิ่งเพิ่มความสามารถในการสื่อให้รับรู้มากขึ้น เกิดสารสนเทศในระดับที่เรียกว่า Intelligence ตัวอย่างเช่น

                          * Payback Period

                          * GDP

                          * ในแง่การสื่อเพื่อนำไปใช้ในการตัดสินใจ Simon จะเลือกสารสนเทศในระดับ Intelligence

                     4) แบ่งประเภทสารสนเทศโดยใช้ Purpose of Information

                          * สารสนเทศประเภทนี้มีวัตถุประสงค์เพื่อบรรยายวิธีการจะทำสิ่งหนึ่งสิ่งใดอย่างไร (บอกวิธีทำ) เช่น วิธีการปรุงอาหาร (ทำให้นักบริหารรู้ว่าควรทำอย่างไร)

        IT Components

             IT เป็นเรื่องสุดท้ายที่เราควรคำนึงถึงในเรื่อง MIS เมื่อเราได้ทราบถึง Information Component เราจึงจะมากำหนดลักษณะ IT ที่เหมาะสมที่จะนำมาใช้ในองค์การประกอบด้วย 3 ส่วน

             1) Physical Subcomponent : นักคอมพิวเตอร์จะช่วยในส่วนนี้

                     * Hardware          * Software (มีทั้ง System Software เช่น Window และ

                                                            application software เช่น spss ฯลฯ)

                     * Database ยากที่สุด คือ การออกแบบ Software ที่เหมาะสม

                     * Procedure หมายถึง ระเบียบขั้นตอนที่ถูกกำหนดขึ้นเพื่อให้ผู้ใช้เครื่องต้องปฏิบัติเป็น

                                               ขั้น ๆ เพื่อให้คนและเครื่องทำงานร่วมกันได้อย่างมีประสิทธิภาพ

                     * Operations Personnel คือผู้ทำงานร่วมกับเครื่องคอมพิวเตอร์และระบบ MIS

                                                      เป็นทีมคอย Backup ช่วยเชื่อมโยง user กับต่อระบบ

                                                      เช่นแก้ปัญหาข้อขัดข้องต่าง ๆ

             2) Processing Function Subcomponent (ภาระหน้าที่ของระบบ) มี Basic function 5 ด้าน

                     * Process Transaction (การประมวลรายการ) ช่วยทำงานแทนคนในงานประจำซ้ำ ๆ ซาก ๆ

                     * Maintain Master Files (การบำรุงรักษาแฟ้มหลัก) ต้องทำให้เป็นปัจจุบันโดยอัตโนมัติ และถูกต้องตลอดเวลา

                     * Produce Reports (การผลิตรายงานต่าง ๆ) ให้แก่บุคลากรต่าง ๆ อย่างสม่ำเสมอตามกำหนด

                     * Process Inquiries (การประมวลการสืบค้นสารสนเทศ) เพื่อหาคำตอบให้กับข้อสงสัยต่าง ๆ ที่มีผู้สงสัยใคร่รู้ โดยใส่ “ข้อสืบค้น” เข้าไปในระบบ คือ คำถาม

                     * Process Interactive Support Application (การประมวลการโต้ตอบเพื่อสนับสนุนโปรแกรมประยุกต์) การโต้ตอบกันไปมาระหว่างคนกับเครื่องคอมพิวเตอร์เพื่อให้ได้ผลผลิตสุดท้ายตามที่โปรแกรมประยุกต์ได้ออกแบบไว้แล้ว

             3) Users Subcomponent

                      * Output for Users ที่เข้าใจง่าย สอดคล้องกับความต้องการของตนมี 5 ประเภท

                          1. Transaction Document (เอกสารจากการประมวลรายการ)

                          2. Preplanned Reports (เอกสารล่วงหน้าต่าง ๆ) ได้แก่ รายงานประจำที่สร้างขึ้นก่อนจะมีการวางแผน และการดำเนินการตามแผนจริง ๆ ทั้งนี้เพื่อให้ทราบสถานการณ์ล่วงหน้า

                          3. Preplanned Inquiry Responses (เอกสารเบื้องต้นก่อนการสืบค้น)

                          4. Ad hot reports and Inquiry respond (รายงานเฉพาะกิจและรายงานการสืบค้น)

                          5. User-machine dialog results (ผลการโต้ตอบระหว่างเครื่องกับผู้ใช้)

                     * Types of user มี 7 ประเภทในทุกองค์การได้แก่

                          1. Executive

                          2. Manager

                          3. Operators

                          4. Planners

                          5. Analysts

                          6. Technical Staff

                          7. Customers

Analysis of System, Management Activities

And Information Demands

 

  1. Primary Layers:        1. Resources:             1. Work Process&         1. Products:          1. Goal Attain

  - Customers                   3M                        Collaboration           - Goods               - Profit

  - Suppliers                2. Technology             - Individual                - Service              - Utility

  - Competiters             3. SWOT                  - Group-Team             2. Markets            2. Satisfaction

  - Complementers         4. Knowledge/            - Organization             - Size                 - Employee

  2. Secondary Layers:        Learning Condition   - Corporation              - New                 - Customer

     Domestic Condition   5. Working Condition    2. Work Structure         - Price                3. Competitive ness &

  - Socio-Economic         - physical                 - Hierarchy                - Place                   Development

  - Legal-Politic             - Culture                   - Position&Power         - Promotion           - Market Shared

  - Gov’t Policy &           - Mindset                 - Authority                                        - Degree of

    Administration          6. Constrain/Support     - Relation                                            Diffirentiation

  3. Tertiary Layer:          - Policy                    3. Work Standard                                 - Rank

     Global condition       - Rule/Regulation         4. Managerial Influence                          4. Survival&

  - Socio-Economic         - Based Wage/Salary     - Motivation&                                        Sustain-ability

  - Politic                    - Accountability             compensation                                  - Growth rate

  - Agreement                                           - Empowerment                                  - Adaptability

                                                           - Creative                                         - Maintenantability

                                                           5. Accountability

        I หมายถึง Information

        D หมายถึง Decision Maring

        * มองระบบการทำงานโดยใช้ตัวแบบ CIPP Model (Product คือ Output outcomes)

             ถ้าเราเข้าใจและวิเคราะห์ระบบทั้งหมดได้ดี คือ ทราบ Information Demands ในแต่ละส่วนว่าควรมีลักษณะอย่างไร ต่อไปนั่นเอง (วิเคราะห์ประเด็นต่าง ๆ ที่ประกอบอยู่ในระบบการทำงานนั่นเอง)

        * ระหว่าง Contexts (บริบท) ซึ่งมีหลายชั้น คือ Output, Outcomes ต้องการกระบวนการบริหารจัดการที่มีประสิทธิภาพในทุกระดับของการบริหารจัดการ โดยคำนึงถึงองค์ประกอบการบริหาร POLC, คำนึงถึงเทคนิคเครื่องมือที่นำมาใช้ และกระบวนการตัดสินใจที่เหมาะสม ทันเวลา มีประสิทธิภาพ ประสิทธิผล ฯลฯ

        * จะเห็นว่าในกระบวนการบริหารจัดการต้องการ Information จากแต่ละจุดของ CIPP เข้ามาในกระบวนการ และได้ผลลัพธ์เป็นการตัดสินใจกลับเข้าไปในแต่ละจุดของ CIPP เช่นกัน

        * Contexts ไม่ใช่แค่สิ่งแวดล้อม แต่เป็นเปลือกนอกของระบบ ระบบจะถูกห่อหุ้มเป็น ชั้น ๆ Contexts จะมีผลต่อ Input Process Product เพราะฉะนั้น องค์การในปัจจุบันอยู่ในระบบเปิดเป็นองค์การที่มีปฏิสัมพันธ์กับปัจจัยภายนอก

        * Contexts มี 3 ชั้น มีต้องวิเคราะห์ว่าแต่ละส่วนต้องการสารสนเทศชนิดใด

             1) Primary Layer :

                     - Customers มีความต้องการ ความพึงพอใจอย่างไร, มีกี่ประเภท, รสนิยม? ความสามารถในการซื้อ

                     - Suppliers มีจำนวนกี่ราย, ราคาที่ส่ง, วิธีการส่งวัตถุดิบ, คุณภาพการบริการ, คุณภาพวัตถุดิบ, เวลาที่เหมาะสมที่ส่งให้เรา, เครดิต, ความซื่อสัตย์ที่มี ฯลฯ ถ้าเรามีข้อมูลพวกนี้สมบูรณ์ จะสามารถควบคุม Suppliers ได้

                     - Competitors เช่น มีกี่ราย, ความสามารถของคู่แข่ง, ส่วนแบ่งการตลาด, กลยุทธ์ที่เขาใช้คืออะไร ฯลฯ

                     - Complementers (ผู้ที่สนับสนุนเรา)

             2) Secondary Layers : เงื่อนไขสภาพแวดล้อมในประเทศ (Domestic Conditions) เช่น วัฒนธรรมทางสังคมในประเทศ, แนวโน้มทางศูนย์กลาง, ตลาดหุ้น, กฎหมายที่ใช้เป็นประโยชน์หรืออุปสรรคต่อเรา, การเมืองเป็นอย่างไร ตัวอย่าง FTA นโยบายรัฐบาล (เช่น 30 บาทรักษาทุกโรค กระทบองค์การมากน้อยแค่ไหน)

             3) Tertiary Layers : เงื่อนไขสภาพแวดล้อมระดับโลก (Global Conditions) เช่น ค่าเงินหลักของโลก ราคาน้ำมัน การก่อการร้ายสากล

        * Input ขององค์การมี 6 ด้าน (ต้องวิเคราะห์ให้ครบทุกด้าน)

             1) Resources ทั้ง 3 ด้าน Man Money Material มีมากน้อยแค่ไหน คุณภาพเป็นอย่างไร

             2) Technology ที่เราใช้เหมาะสมหรือไม่

             3) Swot ออกมาเป็นอย่างไรที่วิเคราะห์เพื่อนำไปใช้วางแผนกลยุทธ์เพื่อตัดสินใจ

             4) Knowledge/Learning Condition สภาพการเรียนรู้ขององค์การ ความรู้ขององค์การที่มี การจัดการความรู้

             5) Worrine Condition สภาพในการทำงาน จะสร้างสภาพการทำงานในองค์การอย่างไรที่จะทำให้ทำงานได้เกิดประสิทธิภาพ ประสิทธิผล ไม่ว่าจะเป็นทางกายภาพ วัฒนธรรม และ Mindset (ชุดของความรู้สึกนึกคิดของคนในองค์การ) เป็นอย่างไร

             6) Constraint/Support เช่น นโยบาย, กฎระเบียบ, ค่าตอบแทน, ความสามารถในการตรวจสอบ

        * Process กระบวนการภายในองค์การที่ต้องวิเคราะห์มี 6 ด้าน

             1) Work Process 4 Collaboration (กระบวนการทำงานและการประสานงาน) ไม่ว่าจะในระดับบุคคล, กลุ่มทีม, องค์การ, บรรษัท (เหนือองค์การ)

             2) Work Structure (โครงสร้างการทำงาน) ลำดับชั้นมีมากน้อยแค่ไหน, อำนาจของแต่ละตำแหน่งที่เกี่ยวข้อง มีความเหมาะสมอย่างไร Authority of Command เป็นอย่างไร ความสัมพันธ์ในโครงสร้างเป็นอย่างไร

             3) Work Standard มาตรฐานการทำงานมีหรือไม่ เป็นอย่างไร

             4) Managerial Influence ปัจจัยที่มีอิทธิพลต่อการบริหารจัดการเป็นอย่างไรเช่น แรงจูงใจ, ผลตอบแทน ระบบรางวัล, การ Empowerment ฯลฯ

             5) Accountability มุ่งตรวจสอบใน 2 ด้าน

                     1. ในเชิงกฎหมายตามหลักการ   และ

                     2.ในความเป็นเหตุเป็นผล (สมเหตุสมผล)

        * Outputs จะดู 2 ระดับที่ต้องวิเคราะห์

             1) Products สินค้าหรือบริการมีคุณภาพตอบสนองความต้องการ? การใช้งาน?

             2) Markets (ตลาด) มีขนาดเป็นอย่างไร, มีตลาดใหม่ ๆ หรือไม่อยู่ที่ไหน, ราคาของเรากับราคาของคู่แข่ง, สถานที่ที่จะวางตลาดได้, Promotion เป็นอย่างไร?

        * Outcomes ควรวิเคราะห์ใน 4 ประเด็น

             1) Goal Attain (การบรรลุเป้าหมายขององค์การ) ไม่ว่าจะเป็นข้อมูลต่าง ๆ เกี่ยวกับกำไร, อรรถประโยชน์ต่อสังคม, ต่อตัวเรา

             2) Satisfaction (ความพึงพอใจ) ของพนักงาน, ของลูกค้า เป็นอย่างไร

             3) Competitiveness & Development (ความสามารถการแข่งขัน และการพัฒนา) ดูได้ที่

                     - Market Share

                     - ระดับการขยายตัวในตัวสินค้า/บริการ

                     - ระดับความสามารถในการแข่งขัน

             4) Survival & Sustainability (ความอยู่รอด, ความยั่งยืนคงทนถาวร)

                     - Growth Rate ดูที่อัตราการเจริญเติบโต

                     - Adaptability ความสามารถในการปรับตัว

                     - Maintenantability ความสามารถในการบำรุงรักษาตนเอง

        Information Demands จะตอบสนองต่อ

        1) Management Activity Level (MAL) การบริหารในแต่ละระดับ เช่น ในระดับ TOP หรือ Executive เป็นการบริหารด้านกลยุทธ์ (Strategic M.) ดังนั้นระบบสารสนเทศที่ต้องการจึงเรียกว่า Strategic IS หรืออื่น ๆ ตามตาราง เพราะฉะนั้น MIS จึงมีระบบย่อย ๆ มากมาย

MAL	Types of Management	Types of Information Subsystem
Top/Executive	Strategic Mg’t	Strategic Information System
Middle Managers	Tactical Mg’t	Tactical or Program Inf.system
Operation Managers	Operation Mg’t	Operation Management Inf.System
Operation/Performance	Operation/Performance	Operation/Information System

        2) The System of Management (CIPOO) ถ้าพิจารณาในประเด็นย่อยของระบบเราก็จะเรียก IS ตามการตอบสนองต่อประเด็นย่อยนั้น ๆ เช่น Input IS จะมีความสำคัญต่อผู้ช่วยฝ่ายบริหาร HR เป็นต้น หรือ Contextual IS มีความสำคัญต่อผู้บริหารระดับสูงเพื่อใช้กำหนด Vision, Mission, กลยุทธ์ เป็นต้น

                                System Element                      Information Subsystem

Context/Enveironment

                                                                                 Contextual! IS

	Input

 

                                                                                     Input IS

	Process

 

Outcomes

Outputs

                                                                                   Process IS

                                                                                   Output IS

                                                                                  Outcome IS

        3) MAL พิจารณาร่วมกับ CIPOO (1+2) จะเห็นว่า Contextual IS มีประโยชน์ต่อการบริหารในทุกระดับ แต่ต้องการในลักษณะไม่เหมือนกัน เช่น TOP M. ต้องการในลักษณะภาพรวมมากกว่า ส่วนผู้ปฏิบัติต้องการรู้ลึกลงไปในรายละเอียด เป็นต้น

MAL	Contextual IS	Input IS	Process IS	Output IS	Outcome IS
Top M (Plan)	Aggregated Contextual Strategy	Aggregated Inputs Strategy	Aggregated Alternative&Strategy	Mission or General Objective	Vision and Direction
Middle M (Programm)	Programm or Departmantal/Tactical Context Mg’t	Programm or Departmantal/Tactical Input Mg’t	Programm or Departmantal/Tactical Process Mg’t	Programm or Departmantal/ Targets	Departmantal Objective
Operation M (Project)	Project or Division/Opera tion Context Mg’t	Project or Division/Operational Input Mg’t	Project or Division/Operation Process Mg’t	Operation Output or Project Output or Divition Output	Departmental/Programm Targets

        4) Management Process (POLC) เช่น Leading IS จะต้องรู้ว่าแต่ละคนมีลักษณะอย่างไร จะจูงใจได้อย่างไร เป็นต้น

			Mg’t Process				IS Support
						Planning IS
						Organizing IS
		Leading				Leading IS
		Controlling
						Controlling IS

 

             เช่น Leading IS จะต้องรู้ว่าแต่ละคนมีลักษณะอย่างไร จะจูงใจได้อย่างไร เป็นต้น

        5) Management Techniques ต่าง ๆ เช่น

             .MBO เรียก MBO – IS

             .OD เรียก OD – IS

             .TQM เรียก TQM – IS

             .BSC, CSF, KPI เรียก BSC – IS

CBIS

        Flow Of Information In Organization

 

          - Functions                  What                 - Work System           - Gather

          - MAL                        Why                  - Users                      - Edit

          - CIPOO                      Who                  - Types of IS              - Entry

          - POLCD                     Where               - Utilization                - Processing

          - M.TECH                    When                - Quality                   - Retrieval

          - DM (decision making)                                                         - Maintenance

          - Communication                                                                 - Update

          - Operation

          - Learning

        * จากการวิเคราะห์ระบบงาน (Work System) ในแง่มุมต่าง ๆ ที่กล่าวมาแล้วไม่ว่าหน้าที่ภารกิจ, ระดับการบริหาร, ระบบ CIPOO, เทคนิคการบริหารที่ใช้ ฯลฯ จะถูกแตกออกเป็นประเด็นสำคัญย่อย ๆ มากมาย

        * ประเด็นย่อย ๆ เหล่านั้นจะถูกสรุปว่าอะไรเป็นปัจจัยความสำเร็จที่สำคัญ (Critical Success Factor : CSF) ซึ่งหมายถึงปัจจัยที่สำคัญมากมีผลต่อความสำเร็จขององค์การแต่ละ CSF ควรมีตัวชี้วัดกิจกรรมที่เป็นกุญแจสำคัญ (Key Performance Indicator : KPI) อะไรบ้างที่ใช้วัดปัจจัยความสำเร็จ CSF ดังกล่าว

        * จาก CSF และ KPI เราจะต้องพิจารณาว่า ต้องการอะไร ทำไมจึงต้องการ จะได้จากใครที่ไหนเมื่อไร

        * CSF ต่างกับ CSA (Critical Success Area) ซึ่งหมายถึงกิจกรรมหรือภารกิจใดขององค์การที่มีความสำคัญที่จุดต่อผลการดำเนินงานขององค์การที่จะประสบความสำคัญ ถ้าทำ CSA ไม่ดีจะ fail ไปทั้งหมดทั้งองค์การ

        * จาก CSF และ KPI ขององค์การจะถูกนำไปกำหนดว่าต้องการข้อมูล (Data) อะไรบ้าง เพื่อคำนวณประเมิน KPI ได้, จะนำไปออกแบบระบบฐานข้อมูล (Data Base Design) โดยคำนึงถึง

             - ระบบงานทั้งหมด

             - ผู้ใช้

             - รูปแบบชนิดของ IS

             - ลักษณะการใช้งาน

             - คุณภาพของข้อมูล

        * จาก Data และ Database ทั้งหมดถูกนำไปประมวลผลในระบบ IT, CBIS ได้สารสนเทศ (Information) ที่มีคุณค่าต่อผู้ใช้ในการนำไปปรับปรุงพัฒนา หรือใช้ดำเนินงานตามปกติทั่วไปในระบบงาน (Work System)

        * ในระบบประมวลผลข้อมูล (Data Process) จะมีขั้นตอนย่อย ๆ เช่น

             - Gather (รวบรวมข้อมูล)

             - Edit (การบรรณาพิกรณ์ แก้ไขข้อมูลให้ถูกต้อง)

             - Entry (การนำข้อมูลใส่เข้าไปในระบบ)

             - Processing (กระบวนการประมวลผล วิเคราะห์)

             - Retrie(การดึงเรียกข้อมูลสารสนเทศออกมาใช้)

             - Maintenance (การบำรุงรักษาดูแลข้อมูล)

             - Update (การปรับปรุงข้อมูลให้ถูกต้องทันสมัย)

        * ทั้งหมดแสดงให้เห็นว่าข้อมูล (Data) จะมีเส้นทางเดินเป็นวงกลม จากระบบงาน (Work System) กลับมาสู่ระบบงาน (Work System) นั่นเอง